Verzoek tot inzage

Onderzoekers van buiten de organisatie wordt verzocht een formulier in te vullen (klik hier voor het formulier). De ondertekening van de verklaring van geheimhouding en vrijwaring van aansprakelijkheid van Rabobank een onderdeel van dit formulier. Interne onderzoekers kunnen op basis van een e-mail of mondeling verzoek toegang krijgen. Op basis van het verzoek oordeelt de bedrijfsarchivaris of toegang tot bepaalde stukken mogelijk is, of dat er beperkingen gesteld moeten worden, danwel dat toegang in het geheel niet mogelijk is. De bewaarde archiefstukken zijn namelijk niet voor iedereen en niet op elk moment toegankelijk. Recente archiefstukken zijn uit oogpunt van bedrijfsbelang en vertrouwelijkheid niet of minder toegankelijk dan oude. Archiefstukken met klantgegevens zijn van raadpleging uitgesloten. Als het nodig is, stemt de archivaris het verzoek af met andere afdelingen binnen de organisatie.

Algemeen

• Het onderzoek wordt verricht in de door Rabobank aangewezen werkruimte; een medewerker of vrijwilliger van de afdeling Bedrijfshistorie is daar steeds bij aanwezig.
• Stukken (archieven, fotomateriaal, av-materiaal, periodieken, documentatie) die ter inzage worden gegeven, worden door een medewerker van de afdeling uit het depot gehaald; onderzoekers mogen niet zelfstandig de depotruimte betreden en/of stukken ophalen.
• Archiefstukken worden niet uitgeleend, dit geldt zowel voor externe als interne onderzoekers.
• Archiefstukken mogen door de onderzoeker niet worden ontvreemd.
• De onderzoeker wordt geacht de samenstelling en volgorde van stukken in dossiers niet te wijzigen.
• Afhankelijk van de aard van de inhoud en de staat van het materiaal kunnen kopieën gemaakt worden. De bedrijfsarchivaris stelt vast of kopieën gemaakt kunnen worden. Als kopiëren niet mogelijk is vanwege de materiële staat (kwetsbaarheid) kan een onderzoeker zelf foto’s maken.
• Onderzoekers kunnen zelfstandig koffie halen, toiletvoorzieningen bezoeken enz.
• Drank en etenswaren worden buiten de kluis (werkruimte, depot of museum) genuttigd.
• Als blijkt dat de onderzoeker de regels/procedures niet volgt, kan de bedrijfsarchivaris hem/haar de verdere toegang tot het materiaal ontzeggen.
• Onderzoekers die gebruik maken van het materiaal wordt gevraagd een ‘presentexemplaar’ van het eindresultaat te sturen.

Archieven

• Onderzoekers kunnen de inventarissen als niet kopieerbaar pdf-document of online (read only) raadplegen.
• Onderzoekers dienen vooraf het formulier voor raadpleging en gebruik van archieven in te vullen en te ondertekenen.
• De archieven van de  Coöperatieve Centrale Raiffeisen-Bank (CCRB) en de Coöperatieve Centrale Boerenleenbank (CCB) en hun gelieerde instellingen zijn openbaar.
• Bij onderzoek in archieven van Rabobank Nederland ouder dan 20 jaar beoordeelt de bedrijfsarchivaris of ze voor onderzoek / raadpleging geschikt zijn.
  Hij bekijkt aan de hand van de aanvraag voor onderzoek of de gevraagde stukken aan het onderzoek bijdragen en toegankelijk zijn.
  Reden om stukken niet ter inzage te geven kunnen zijn:
  • Klantinformatie
  • Persoonsgegevens van personeel, bestuurders en andere bij de bank betrokken personen
  • Vertrouwelijke informatie
  • Bedrijfsgevoelige informatie (fraudegevallen e.d.)
  • Bedrijfsinformatie uit hoofde van het aan Rabobank Nederland opgedragen toezicht (Wtk, Wft)
• De bedrijfsarchivaris kan besluiten om niet de complete stukken ter inzage te geven, maar alleen de gevraagde informatie te vertrekken. De onderzoeker mag dan niet vrij door het document of dossier bladeren, maar hij/zij krijgt alleen de direct gevraagde informatie. Dat laatste kan door alleen bepaalde pagina’s ter inzage te geven of kopieën te maken van de betreffende passages.
• Archiefstukken jonger dan 20 jaar zijn niet voor onderzoek toegankelijk.
  Voor wetenschappelijk en journalistiek onderzoek kan een uitzondering gemaakt worden; hiervoor overlegt de bedrijfsarchivaris met betrokken afdelingen binnen Rabobank. Hierbij zal in overweging genomen worden het onderwerp van onderzoek, het doel en het beoogde eindproduct van het onderzoek enerzijds en de aard van de informatie in de betreffende archiefstukken, waaronder persoonsgebonden en bedrijfsgevoelige informatie anderzijds.
  Uitzonderingen
  • Notulen en vergaderstukken van de bestuursorganen van RN (hoofddirectie, raad van beheer, raad van toezicht, raad van bestuur en raad van commissarissen) zijn slechts openbaar voor zover als Rabobank wenselijk acht.
  • Openbare en semi-openbare stukken mogen geraadpleegd worden, zoals jaarverslagen, externe en interne bladen, brochures, persberichten, publicaties.
  • De verslagen van de CKV ouder dan tien jaar zijn raadpleegbaar.

Beeldmateriaal

• Onderzoekers kunnen de database The Museum System (TMS) raadplegen.
• Kopieën van foto’s en ander beeldmateriaal worden door een medewerker gemaakt of ter beschikking gesteld.
• Kopieën voor eigen gebruik kunnen zonder toestemming verstrekt worden.
• Wanneer afbeeldingen uit de collectie verstrekt worden, wordt een formulier voor gebruik beeldmateriaal getekend. Daarin wordt duidelijk gesteld dat hergebruik en verspreiding van auteursrechtelijk materiaal voor eigen verantwoordelijkheid is.

AV-materiaal

• Onderzoekers mogen videomateriaal uit de collectie bekijken; dit wordt gedaan op een recorder of beeldscherm bij de afdeling.
• Kopieën voor eigen gebruik kunnen zonder toestemming van de auteursrechthebbende verstrekt worden.
• Voor het hergebruik van AV-materiaal (op tv, radio of online) wordt nagegaan of er auteursrechten op berusten en wordt een formulier van vrijwaring getekend.

Bibliotheek

• Boeken, brochures en documentatie zijn alleen ter inzage.
• Kopieën voor eigen gebruik kunnen zonder toestemming van de auteursrechthebbende verstrekt worden.